Polityka prywatności

Polityka Prywatności i Cookies

W tej Polityce wyjaśniamy, jakie dane osobowe zbieramy, gdy korzystasz z serwisu palacmalawies.pl, rezerwujesz pobyt, kupujesz voucher lub kontaktujesz się z nami, w jakich celach je wykorzystujemy i jakie masz prawa. Opisujemy tu także zasady stosowania plików cookies.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

1.Administratorem danych osobowych jest Pałac Mała Wieś spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. z siedzibą w Małej Wsi (Mała Wieś 40, 05-622 Belsk Duży), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000622295, NIP 7972057698, REGON 364684930 (dalej: „Hotel”, „my”).

2.Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail biuro@palacmalawies.pl, telefon +48 782 404 040, adres: Mała Wieś 40, 05-622 Belsk Duży.

3.Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym skontaktujesz się pod adresem: [adres e-mail IOD].

2. Skąd mamy Twoje dane

Najczęściej od Ciebie: z formularza rezerwacji, formularzy kontaktowych, e-maili, rozmów telefonicznych i zapisu do newslettera. Część danych otrzymujemy od innych osób lub podmiotów: od osoby, która zarezerwowała pobyt także dla Ciebie lub kupiła Ci voucher, od serwisów rezerwacyjnych (np. Booking.com), z formularzy reklamowych w serwisach Meta (Facebook, Instagram) oraz z plików cookies, jeśli wyrazisz na nie zgodę.

3. W jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo przetwarzamy dane

Cel	Jakie dane	Podstawa prawna	Jak długo
Rezerwacja i realizacja pobytu oraz usług dodatkowych	imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, termin i szczegóły pobytu, dane Gości, dane płatności	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)	przez czas realizacji umowy, potem do upływu przedawnienia roszczeń
Szczególne potrzeby Gościa (np. alergie, dieta, dostępność)	informacje o stanie zdrowia podane dobrowolnie	art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda)	do zakończenia pobytu lub wycofania zgody
Sprzedaż i realizacja voucherów	dane kupującego, imię obdarowanego (jeśli podane)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wobec obdarowanego art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do końca ważności vouchera, potem do upływu przedawnienia roszczeń
Rozliczenia, faktury i obowiązki podatkowe	dane z faktur i dokumentów księgowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Odpowiedzi na zapytania: wesela, przyjęcia, konferencje, catering, kontakt ogólny	dane kontaktowe, informacje o planowanym wydarzeniu	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub lit. f (korespondencja)	do zakończenia rozmów, maksymalnie [12 miesięcy] od ostatniego kontaktu
Newsletter	e-mail, [imię], informacje o otwarciach i kliknięciach	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej	do wycofania zgody
Marketing własnych usług, w tym dopasowanie ofert	dane kontaktowe, historia pobytów i zakupów	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes); wysyłka e-mail i SMS tylko za zgodą	do wniesienia sprzeciwu, maksymalnie [3 lata] od ostatniej rezerwacji
Statystyki i analiza działania Serwisu	identyfikatory internetowe, dane o urządzeniu i aktywności w Serwisie	art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej (zgoda na cookies)	do wycofania zgody, dane w narzędziach według ich ustawień (np. GA4: [14 miesięcy])
Reklama i remarketing w Google i Meta	identyfikatory internetowe, zdarzenia na stronie (np. rozpoczęcie rezerwacji)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej (zgoda na cookies)	do wycofania zgody
Formularze reklamowe w serwisach Meta	dane podane w formularzu	art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. a RODO	jak przy zapytaniach ofertowych
Prowadzenie profili Hotelu w mediach społecznościowych	nazwa profilu, komentarze, wiadomości	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do usunięcia treści lub zakończenia działania profilu
Rekrutacja	dane z CV i zgłoszenia	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22¹ Kodeksu pracy; dane dodatkowe i przyszłe rekrutacje: zgoda	do zakończenia rekrutacji; przy zgodzie na przyszłe rekrutacje [12 miesięcy]
Monitoring wizyjny terenu [usuń, jeśli nie jest prowadzony]	wizerunek	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo osób i mienia)	nie dłużej niż [3 miesiące]
Reklamacje, ustalenie i dochodzenie roszczeń oraz obrona przed nimi	dane z rezerwacji i korespondencji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do upływu przedawnienia roszczeń

4. Komu przekazujemy dane

Przekazujemy dane tylko w zakresie potrzebnym do danego celu. Nasi dostawcy przetwarzają je na podstawie umów powierzenia i wyłącznie według naszych poleceń. Niektóre podmioty, np. serwisy rezerwacyjne i operatorzy płatności, działają jako samodzielni administratorzy.

Odbiorca	Rola i cel	Siedziba / transfer poza EOG
Betasi Sp. z o.o., ul. Topolowa 13, 33-300 Nowy Sącz	system rezerwacji online i aplikacja dla Gości (PremiumStay), system hotelowy (PremiumHotel); podmiot przetwarzający dane na zlecenie Hotelu	Polska; infrastruktura chmurowa Microsoft Azure i Google Cloud [potwierdź w umowie powierzenia lokalizację serwerów w EOG]
[operator płatności]	obsługa płatności online (samodzielny administrator)	[kraj]
Google Ireland Ltd (Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager)	statystyki, pomiar i reklama	Irlandia; możliwy transfer do USA
Meta Platforms Ireland Ltd (Piksel Meta, formularze reklamowe)	pomiar i reklama, obsługa profili	Irlandia; możliwy transfer do USA
Hotjar Ltd	analiza korzystania z Serwisu	Malta
[narzędzie do newslettera]	wysyłka newslettera	[kraj]
[dostawca hostingu i poczty e-mail]	utrzymanie infrastruktury IT	[kraj]
Booking.com B.V. i inne serwisy rezerwacyjne	rezerwacje złożone przez te serwisy (samodzielni administratorzy)	Holandia / [inne]
biuro rachunkowe, kancelarie prawne, firmy kurierskie (vouchery drukowane)	księgowość, obsługa prawna, doręczenia	Polska
organy publiczne	wyłącznie gdy wymaga tego prawo	Polska

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców (Google, Meta) może przekazywać dane do USA. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony (EU-US Data Privacy Framework) wobec podmiotów certyfikowanych albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię stosowanych zabezpieczeń udostępnimy na Twoją prośbę.

6. Twoje prawa

1.Masz prawo do:

a)dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),

b)sprostowania danych (art. 16 RODO),

c)usunięcia danych (art. 17 RODO),

d)ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),

e)przenoszenia danych (art. 20 RODO),

f)sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw zawsze jest skuteczny (art. 21 RODO),

g)wycofania zgody w dowolnym momencie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.

2.Aby skorzystać z praw, napisz na biuro@palacmalawies.pl [lub adres IOD]. Odpowiemy w ciągu miesiąca. W złożonych sprawach możemy przedłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące i poinformujemy Cię o tym.

3.Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzach jako wymagane nie przyjmiemy jednak rezerwacji, nie sprzedamy vouchera ani nie odpowiemy na zapytanie. Do wystawienia faktury potrzebujemy danych wymaganych przepisami podatkowymi.

8. Profilowanie

Jeśli zgodzisz się na cookies marketingowe, my i nasi partnerzy reklamowi (Google, Meta) możemy analizować Twoją aktywność w Serwisie, aby pokazywać Ci dopasowane reklamy, np. przypomnienie o pakiecie, który oglądałeś. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

9. Pliki cookies

1.Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Podobnie działają inne technologie, np. piksele i lokalna pamięć przeglądarki. Poniższe zasady stosujemy do nich odpowiednio.

2.Cookies inne niż niezbędne zapisujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies. Swój wybór zmienisz w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu.

Kategoria	Do czego służą	Przykładowe narzędzia	Czy potrzebna zgoda
Niezbędne	działanie Serwisu i Systemu Rezerwacji, bezpieczeństwo, zapamiętanie Twoich wyborów w banerze cookies	Serwis, Betasi	Nie
Funkcjonalne	zapamiętanie preferencji, np. wersji językowej	Serwis	Tak
Analityczne	statystyki odwiedzin, analiza ścieżek w Serwisie	Google Analytics 4, Hotjar	Tak
Marketingowe	pomiar skuteczności reklam, remarketing, dopasowanie reklam	Google Ads, Piksel Meta [inne]	Tak

1.Pełna lista cookies wraz z okresem ich przechowywania jest dostępna w ustawieniach banera cookies [nazwa narzędzia do zarządzania zgodami].

2.Możesz także usuwać cookies i blokować je w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić dokonanie rezerwacji online.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie (SSL) w Serwisie i Systemie Rezerwacji, ograniczenie dostępu do danych do upoważnionych osób oraz umowy powierzenia z dostawcami. Nigdy nie prosimy e-mailem, SMS-em ani telefonicznie o hasła, kody BLIK czy pełne dane karty płatniczej.

11. Zmiany Polityki

Aktualizujemy Politykę, gdy zmieniają się przepisy, narzędzia, z których korzystamy, albo cele przetwarzania danych. Aktualna wersja obowiązuje od dnia [data publikacji]. Poprzednia wersja obowiązywała od 24 maja 2024 r.